Cada importe dice de dónde sale
Lo que se le paga a cada uno por un tramo y lo que se le cobra al cliente muestran la tarifa que se usó, cómo se buscó y qué se midió del tramo. Un reclamo se contesta abriendo el tramo, no rehaciendo la cuenta.
Cada viaje deja tres cuentas: lo que se le paga al chofer o al transportista que lo hizo, lo que se le paga al dueño del camión si es de un tercero, y lo que se le cobra al cliente. Las tres salen del mismo viaje, pero suelen vivir en lugares distintos: el pedido en un mensaje, el viaje en una planilla, la tarifa del fletero en la cabeza de quien liquida y la del cliente en otra lista.
Lo que se escapa no da ningún error. Un tramo que nadie le liquidó al fletero, uno que se le facturó dos veces al cliente, una tarifa que quedó vieja y siguió cobrando lo mismo un año entero: aparecen recién cuando alguien reclama, y para entonces hay que reconstruir de memoria qué pasó en cada viaje.
Qué resuelve, de punta a punta
Cubre lo que pasa antes de que salga el camión —los datos de la flota, las tarifas con las que se le paga al transportista, quién no puede operar para cada cliente, qué vence y cuándo, y la toma de los pedidos que los clientes van anticipando— y el viaje mismo: armarlo en tramos, cargarlos, descontarlos de los pedidos del cliente y seguirlos desde la salida hasta la confirmación. Para el área comercial suma el estudio de tarifas y clientes: qué tarifas se usan, qué clientes dejaron de moverse y qué se habría facturado con otra tarifa.
Y lo que se le paga a quien hizo el viaje: cada tramo se valoriza con las tarifas a choferes, y se liquida al chofer propio —con la rendición de sus anticipos y gastos— o a la empresa de transporte, cuya factura se controla contra su liquidación antes de pagarla.
Y lo que se le cobra al cliente: cada servicio se valoriza con las tarifas del cliente, se le liquida —a uno, a varios o a todos los clientes de una vez—, con su conformidad cuando la exige, se factura por los mismos comprobantes que el resto del sistema y se corrige con notas de crédito o de débito. Lo cotizado se puede ajustar con motivo, antes de liquidarlo.
Y los maestros con los que se valoriza, que hasta ahora sólo se mantenían desde el sistema anterior: las tarifas de los clientes con su lista de precios —aunque tenga decenas de miles de renglones—, su historial y su revisión; los conceptos que se cobran; las localidades atendidas con su ubicación y el área que abarcan; las zonas tarifarias; las sucursales, con el área que cubre cada una y sus puntos de venta; y los motivos de cada área, que pueden recargar o bonificar al cliente cuando se registran en un tramo.
Para quien dirige la operación suma tableros —los números del mes contra el anterior, o de un período contra otro— y análisis de viajes, liquidaciones, uso de la flota y combustible, con un informe asistido por inteligencia artificial.
Para quien coordina la operación del día suma Tráfico: dónde está cada camión en un mapa, cuándo llega, quién está libre, qué hay que mirar ya y cómo rinde cada chofer y cada unidad; la posición la informan los equipos satelitales de las unidades o el celular del chofer, y cuando no hay, se estima. Y desde ahí se planifica: para cada tramo por salir, a quién conviene asignárselo.
Lo que todavía no cubre es la carga consolidada.
Funciones
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Toma de pedidos | Registrar lo que un cliente va a necesitar antes de que exista el viaje, para anticipar carga y fechas | OPERADOR |
| Pedidos programados | Declarar una vez el patrón de un cliente que despacha siempre los mismos días y crear todos los pedidos del período de una | OPERADOR |
| Cierre de pedidos vencidos | Cerrar de a muchos los pedidos que quedaron abiertos pasada su fecha, con el listado a la vista y un motivo que queda registrado | AVANZADO |
| Tarifas a choferes | Definir cuánto se le paga a cada chofer o transportista, con la forma de cálculo que use cada acuerdo: fijo, por kilómetro, por tonelada, por escalas, por día de la semana con importe de feriado o un porcentaje sobre el flete | AVANZADO |
| Historial de precios | Ver qué importe regía en cada momento y quién lo cambió: cada guardado deja su revisión con fecha, usuario y motivo | CONSULTA |
| Actualización masiva de precios | Subir o bajar los importes de varias tarifas de una vez, sobre lo que se está viendo filtrado y eligiendo por inclusión o por omisión | AVANZADO |
| Choferes y transportes inhabilitados | Registrar qué chofer o qué empresa no puede operar para un cliente, desde cuándo, hasta cuándo y por qué | OPERADOR |
| Vencimientos de flota | Ver en un solo lugar qué vence en cada unidad y en cada chofer —por fecha o por kilómetros—, con cuánta anticipación avisar y cuánta tolerancia se admite | OPERADOR |
| Renovación con historial | Renovar un vencimiento dejando registro de lo anterior, en vez de pisarlo | OPERADOR |
| Controles al asignar | Frenar, avisar o pedir autorización cuando se le asigna a un pedido un chofer inhabilitado para ese cliente, o una unidad con algo vencido | AVANZADO |
| Maestros de flota | Unidades, tipos de unidad, choferes y empresas de transporte, con los campos propios que cada empresa necesite | OPERADOR |
| Tipos de servicio y artículos | Definir qué lleva cada tramo y qué se transporta, compartido con el resto del sistema | AVANZADO |
| Viajes y tramos | Armar el recorrido de un camión en tramos, cada uno con su vehículo, su chofer, su carga y un responsable en cada extremo. El estado y el costo del viaje salen de sus tramos: nadie los escribe a mano | OPERADOR |
| Seguimiento del viaje para el cliente | Mandarle al cliente el link del pedido o del tramo, por correo o por WhatsApp, para que siga el camión sin cuenta en la página de seguimiento de la empresa —la salida, la llegada y la descarga, con el origen y el destino— y que le llegue un correo con cada novedad | OPERADOR |
| Los viajes en el portal del cliente | Que el cliente vea sus viajes en Mis envíos, junto con sus guías: el pedido y sus tramos en un solo recorrido, con el link para mandárselo a quien espera la carga | PORTAL |
| Paradas intermedias | Agregar una parada entre dos tramos sin rehacer el viaje: el tramo que seguía pasa a salir de la parada nueva, y queda registrado | OPERADOR |
| Composición de varias unidades | Cargar el camión con todos sus remolcados en orden, con el control de que adelante vaya el que tira y de que la misma unidad no esté dos veces | OPERADOR |
| Equipo habitual del chofer | Declarar una vez con quién sale cada chofer, para que sus acompañantes se sumen solos al asignarlo | OPERADOR |
| Carga del tramo | Registrar qué lleva cada tramo y para qué cliente, con el documento con el que el cliente la reconoce, el destino elegido entre sus domicilios y los artículos con su cantidad | OPERADOR |
| Descuento de pedidos | Descontar de uno o varios pedidos del mismo cliente lo que lleva cada tramo, en la unidad en que se mide cada pedido, y ver cuánto les queda | OPERADOR |
| Control de salida | Saber antes de largar un tramo si está listo o qué le falta —vehículo, chofer, carga—, con los tramos saliendo en orden y el mismo camión nunca en dos lugares a la vez | OPERADOR |
| Recorrido con horas | Registrar las seis horas del recorrido y el kilometraje real: sellan lo que ya pasó y son requisito para cerrar el tramo | OPERADOR |
| Confirmación de tráfico | Exigir que alguien de la empresa confirme lo que el chofer declara antes de que el tramo se pueda facturar, con registro de quién hizo cada paso | OPERADOR |
| Reprogramación con motivo | Mover la fecha de un tramo dejando registrado el motivo y cuántas veces se movió | OPERADOR |
| Retorno vacío | Agregar con un botón el regreso sin carga, para que el costo del viaje incluya la vuelta | OPERADOR |
| Ubicación en el mapa | Marcar en el mapa la entrada exacta de cada lugar, que completa el domicilio y la localidad. Pide que la empresa tenga su propia clave de mapas | OPERADOR |
| Eliminar y anular con límite | Eliminar un tramo mientras nadie haya cobrado por él —devolviéndoles el saldo a sus pedidos— y anular un viaje que no arrancó, siempre con motivo | AVANZADO |
| Campos extra del tramo | Registrar en cada tramo los datos propios que la empresa necesite | AVANZADO |
| Valorización de cada tramo | Calcular con las tarifas cuánto cobra cada chofer y cada dueño de unidad por un tramo, al terminarlo o de a muchos, con la explicación de cada importe: qué tarifa se usó, cómo se buscó y qué se midió | OPERADOR |
| Corrección del valorizado | Elegir otra tarifa, tipear el importe o agregar un concepto a mano, con motivo, sin que una nueva valorización automática lo pise | AVANZADO |
| Liquidación a choferes y transportistas | Emitir el documento con el que se le paga a quien hizo el viaje —uno por chofer o por empresa de transporte—, que sella el costo del tramo cuando ya cobraron todos | OPERADOR |
| Rendición del chofer | Cruzar lo que se le adelantó con lo que gastó, en cada moneda por separado, y cerrar la diferencia por caja o trasladarla a la próxima liquidación | OPERADOR |
| Excesos de combustible | Decidir en la liquidación si lo cargado de más en un vale se le descuenta al chofer o lo absorbe la empresa | AVANZADO |
| Reversión completa | Anular una liquidación deshaciendo en una sola operación los viajes, el sello del tramo, la caja —con contramovimiento si ya cerró— y lo generado en Compras | AVANZADO |
| Factura del transportista contra su liquidación | Cargar la factura de la empresa de transporte contra lo que se le liquidó; si no coincide se registra igual y no se puede pagar hasta que alguien la libere con motivo | OPERADOR |
| Feriados por país | Traer los feriados del año de una fuente pública según el país, elegir cuáles valen y corregir sus nombres antes de grabarlos | AVANZADO |
| Estudio de clientes | Ver qué tarifas se usan y cuáles no, qué clientes dejaron de moverse y cuánto se habría facturado con un aumento, otro mínimo u otra tarifa sobre lo ya facturado, sin tocar ninguna tarifa | AVANZADO |
| Valorización del servicio al cliente | Calcular con las tarifas del cliente cuánto se le cobra por cada servicio de un tramo, a pedido, con el detalle por concepto y la explicación de cada importe | OPERADOR |
| Corrección del valorizado al cliente | Elegir otra tarifa, tipear el importe o agregar un concepto a mano, sin que un nuevo cálculo lo pise; lo ya liquidado queda firme | AVANZADO |
| Adicionales del viaje | Cargar lo que se le suma al servicio durante el viaje —una espera, una estadía— para que entre en lo que se le cobra | OPERADOR |
| Liquidación a clientes | Armar el documento con lo que se le cobra a cada cliente por sus viajes, a uno, a varios o a todos de una vez, tomando todo o una parte de cada servicio y filtrando por concepto | OPERADOR |
| Proforma del cliente | Cargar la planilla que devuelve el cliente con lo que reconoce, para liquidar exactamente eso | OPERADOR |
| Conformidad del cliente | Registrar que el cliente aprobó o rechazó la liquidación antes de facturarla, cuando el cliente la exige | OPERADOR |
| Seguimiento de la liquidación | Anotar comentarios y ver, en orden, todo lo que le pasó a una liquidación: quién la aprobó, la facturó o la corrigió | OPERADOR |
| Facturación de liquidaciones | Facturar una o varias liquidaciones aprobadas con los comprobantes del sistema, con la factura de crédito MiPyME cuando corresponde y los controles de crédito del cliente | OPERADOR |
| Asignar un comprobante ya emitido | Vincular a una liquidación una factura que ya existía, dentro de la misma tolerancia que usa el resto del sistema | OPERADOR |
| Corrección con notas de crédito y débito | Corregir lo facturado de una liquidación con una nota de crédito o de débito, que devuelve o no el servicio para volver a facturarlo según el motivo | AVANZADO |
| Ajuste sobre lo cotizado | Cancelar o aumentar lo que falta cobrar de uno o varios servicios, con motivo y observación, y darlo de baja mientras nadie lo haya liquidado | AVANZADO |
| Tarifas de los clientes | Dar de alta, copiar con un coeficiente y mantener la lista de precios de cada tarifa por partes —filtrando por origen, aunque tenga decenas de miles de renglones—, con las columnas que esa forma de cobrar usa y el motivo de cada cambio | AVANZADO |
| Ajuste por cliente | Cobrarle a un cliente una tarifa con un porcentaje de más o de menos —una bonificación que ve como descuento, o un recargo que va incluido en el importe— sin copiar la tarifa: cuando la tarifa se actualiza, el cliente la sigue con su ajuste | OPERADOR |
| Planilla de ida y vuelta | Bajar la lista de precios a una planilla, cambiarla con la herramienta de siempre y subirla, viendo antes qué entra, qué cambia y qué sale | AVANZADO |
| Carga en bloque de precios | Armar una escala entera de una vez, o replicar los precios de un destino en otro con un porcentaje, viendo antes qué va a hacer | AVANZADO |
| Actualización de tarifas por coeficiente | Aumentar los precios y el mínimo de varias tarifas de una vez, con un coeficiente para cada uno, una fecha desde la que rige y la vista previa de cada tarifa; o abrirla desde el Estudio de clientes con el escenario elegido | AVANZADO |
| Historial de cada tarifa | Ver qué precios rigieron hasta cada cambio, quién lo hizo y por qué, y volver a una versión anterior: lo de hoy queda guardado | AVANZADO |
| Revisión de las tarifas | Encontrar lo que no da error pero cobra o paga mal —precios en cero, escalas con huecos, renglones que ninguna búsqueda encuentra, localidades en dos zonas—, con ejemplos, en las tarifas de los clientes y en las de los choferes | CONSULTA |
| Cuándo se usó cada tarifa | Saber cuándo se usó cada tarifa por última vez y cuántas veces en el último año, y quién la usó sin tenerla asignada | CONSULTA |
| Lista de precios para el cliente | Armar la lista que se le manda al cliente —un origen, sus destinos y escalas—, imprimirla o descargarla; para un cliente en particular, con su recargo incluido en cada importe y su bonificación dicha arriba | CONSULTA |
| Conceptos de valorización | Dar de alta y mantener lo que se cobra —flete, seguro, adicionales—, con sus cuentas contables y su tratamiento impositivo, y saber dónde se usa cada uno | AVANZADO |
| Localidades atendidas | Mantener las localidades que se atienden, con la sucursal que las canaliza; importarlas de una base pública de cualquier país y ubicarlas con su punto y el área que abarcan, traída de una base pública o dibujada a mano | AVANZADO |
| Sucursales y su cobertura | Mantener las sucursales —con las que dependen de cada una y las localidades que atiende— y marcar el área que cubre cada una: dibujada, con sus localidades o con un radio; ajustar las localidades a esa área de una vez y saber qué sucursal atiende un domicilio. Y sus puntos de venta: uno nuevo con los comprobantes que numera, listo para emitir desde el 1; habilitar más, corregir el último número sin dejarlo nunca por debajo de lo ya emitido, y darlo de baja | AVANZADO |
| Zonas tarifarias | Armar las zonas eligiendo las localidades por provincia, código postal, sucursal, distancia o área, y resolver las que caen en dos zonas de una misma tarifa antes de que cobren dos precios | AVANZADO |
| Motivos por área | Mantener los motivos de cada área —cargas, viajes, redespachos, compras, liquidación— con su alerta, y definir si un motivo le recarga o le bonifica algo al cliente | AVANZADO |
| Registrar un inconveniente | Dejar asentado en un tramo lo que pasó, con su motivo, y aplicarle al cliente el recargo o la bonificación que ese motivo define, viendo antes cuánto da en cada servicio | OPERADOR |
| Tablero de viajes | Ver de un vistazo los viajes, los choferes y clientes que más y menos viajaron, lo liquidado, lo pendiente y los vales, del mes contra el anterior o de un período contra otro, con gráficos | AVANZADO |
| Tablero de flota | Ver cuánto se usa la flota propia, cuánto se gasta en combustible, cuántos litros cada 100 km consume cada unidad y qué está vencido | AVANZADO |
| Análisis de viajes con IA | Cortar tramos, servicios y liquidaciones por mes, ruta, chofer, cliente o transportista, y pedir un informe que los interprete | AVANZADO |
| Análisis de flota y combustible con IA | Cortar el uso de cada unidad y el combustible —cargas, vales y gastos del viaje— por unidad, chofer, estación o mes, y pedir un informe | AVANZADO |
| Tráfico | Ver en un mapa dónde está cada camión, cuándo llega y quién está libre: la posición que informa el equipo satelital o el celular del chofer, o la estimada con lo que suele tardar ese recorrido, y siempre dicho de cuál sale | CONSULTA |
| Alertas de tráfico | Saber qué mirar ya: la unidad detenida lejos de todo lugar conocido, la demorada, la que dejó de informar, la que no salió, la que ya llegó sin que nadie lo registre y lo que vence | CONSULTA |
| Rendimiento de choferes y unidades | Comparar a cada chofer y a cada unidad en el período: kilómetros por día con salida, kilómetros sin carga, cuánto tarda contra lo que suele tardar el mismo recorrido y, con permiso, el ingreso por kilómetro y el consumo | CONSULTA |
| Sugerencias para asignar un tramo | Ver, para cada tramo por salir, qué unidad mandar y con qué chofer, ordenadas por cercanía, disponibilidad, rendimiento, continuidad y reparto —con los pesos que elige quien planifica— y sin las que tienen algo vencido, y asignar desde ahí | OPERADOR |
| Posición de los equipos satelitales | Recibir la posición de los equipos satelitales de las unidades desde el sistema de su proveedor, para ver cada camión donde está aunque el chofer no use la app. Cada envío cuenta en el plan de API | OPERADOR |
Por qué éste y no una planilla
Lo corregido a mano no lo pisa un recálculo
Una corrección lleva motivo y queda firme frente al cálculo siguiente; lo que ya se liquidó no lo cambia nadie.
El tramo que ya se pagó queda sellado
Cuando cobraron todos los que lo hicieron, su tripulación, sus fechas y sus kilómetros ya no se tocan. Para corregirlo se revierte la liquidación, que deshace todo en una sola operación: los viajes, la caja y lo generado en Compras.
La factura del transportista se controla contra lo que se le liquidó
Si no coincide se registra igual, porque es un documento de un tercero, pero no se le paga hasta que alguien la libere con un motivo.
Cada moneda se rinde en la suya
Lo que se le adelantó al chofer en dólares se cierra en una caja de dólares, sin conversiones que inventen diferencias.
Una tarifa que paga o cobra mal aparece antes del reclamo
La revisión encuentra lo que no da error pero liquida mal —importes en cero, escalas con huecos, localidades en dos zonas— y cada cambio de tarifa deja su revisión con motivo, con la posibilidad de volver a una versión anterior.
Los controles al asignar los define cada empresa
Frenan, avisan o piden autorización, y distinguen «venció ayer» de «venció hace tres meses».
Para qué empresa es
- Mueve cargas completas entre localidades, no paquetería ni consolidado.
- Opera con choferes y unidades propias o de empresas de transporte terceras.
- Le paga al chofer o al transportista con tarifa propia, por viaje, por kilómetro o por tonelada.
- Le cobra al cliente con sus propias tarifas, concepto por concepto, y le liquida por período, a veces con su conformidad antes de facturar.
- Necesita anticipar: sus clientes avisan antes lo que van a despachar.
- Quiere saber en qué está cada tramo sin llamar al chofer, con lo que él declara confirmado por alguien de la empresa.
Se combina con
Combustibles. Cada carga se imputa al tramo y suma al costo del viaje, y lo cargado de más en un vale se decide en la liquidación del chofer.
Gestión. La factura del transportista entra por Compras contra su liquidación y se le paga con una orden de pago; la diferencia de la rendición del chofer se cierra por caja.
Factura Electrónica. La liquidación al cliente se factura con la autorización del fisco, incluida la factura de crédito MiPyME cuando corresponde.
Cargas. Las tarifas de los clientes, las localidades, las zonas, las sucursales y el Estudio de clientes son los mismos: una empresa que hace las dos cosas los carga una sola vez.
Comercial. El cliente que se ganó en una oportunidad es el mismo al que después se le liquida, con sus contactos y sus datos fiscales ya cargados.
Preguntas frecuentes
¿Sirve si trabajamos sólo con transportistas contratados?
Sí. A la empresa de transporte se le liquida lo que hicieron sus choferes y sus unidades, la liquidación dice cuánto tiene que facturar y su factura se controla contra eso. Con choferes propios, en cambio, se les rinde lo adelantado contra lo gastado.
¿Hay que cargar las tarifas renglón por renglón?
No. La lista de una tarifa se baja a una planilla, se cambia con la herramienta de siempre y se sube, viendo antes qué entra, qué cambia y qué sale. Y una escala entera se arma de una vez.
¿Se puede liquidar a todos los choferes de una vez?
Sí, a los empleados. Se arma una liquidación por persona con todo lo suyo del período: la lista se ve antes de emitir, y el resultado, persona por persona.
¿Y si el cliente tiene que aprobar la liquidación antes de la factura?
Queda esperando su conformidad. Aprobada, se factura; rechazada, queda registrado qué dijo el cliente y sus servicios vuelven a estar pendientes, exactamente como estaban.
¿Qué hace falta para ubicar los lugares en el mapa?
Una clave propia del servicio de mapas, que saca la empresa. El uso se lo factura ese servicio directamente a ella.
Lo que no hace
- No opera la carga consolidada. Los tramos con fojas y planillas se consultan, pero se siguen operando como hasta ahora.
- No le paga a la empresa de transporte: la liquidación dice qué tiene que facturar, y el pago es una orden de pago de Compras.
- No le liquida el sueldo al empleado: su liquidación rinde anticipos y gastos, y suma lo valorizado sólo si tiene tarifa, como una comisión.
- No calcula percepciones al facturar una liquidación: se agregan después, en el comprobante.
- No acuerda descuentos por volumen de un período.
- No habla de cobranza: lo que muestran el tablero y el análisis es lo facturado, no lo cobrado.
- No mide el consumo de combustible por cortes libres: el consumo cada 100 km se ve por unidad y para toda la flota, porque depende de las cargas de cada camión.
- No consolida. Un pedido es siempre de carga completa.
- No reserva ni bloquea stock: un pedido es una proyección, no un cupo.
- No cierra pedidos solo. Marca los vencidos; cerrarlos lo decide una persona.
- No avisa por su cuenta de un vencimiento: el aviso se configura como automatización.
- No corrige las tarifas sola. La revisión dice qué cobra o paga mal y dónde; el cambio lo hace una persona.
- No recarga ni bonifica en las guías de cargas con un motivo: eso lo sigue haciendo el sistema anterior. Lo hace en los tramos de viajes.
- No va a buscar la posición a la plataforma del proveedor del equipo satelital: el proveedor la manda.
- No planifica toda la flota de una vez: sugiere a quién asignarle cada tramo, de a uno.